ZUGFeRD: zwei Rechnungen in einer Datei
ZUGFeRD verbindet zwei Welten. Außen sieht Ihr Kunde eine ganz normale, gut lesbare PDF-Rechnung. Innen steckt eine XML-Datei mit allen Rechnungsdaten nach EN 16931, die eine Buchhaltungssoftware automatisch auslesen kann. Die PDF wird im Archivformat PDF/A-3 gespeichert, das genau solche eingebetteten Dateien erlaubt.
Aktuell ist ZUGFeRD in der Version 2.x verbreitet. In Frankreich heißt derselbe Standard Factur-X.
Die Profile: was steckt im XML?
ZUGFeRD gibt es in mehreren Profilen. Sie legen fest, wie viele Angaben das XML enthält. Für eine vollwertige E-Rechnung in Deutschland sind vor allem zwei wichtig:
| Profil | Inhalt | Geeignet für |
|---|---|---|
| EN 16931 | Alle Angaben der europäischen Norm | Rechnungen an Firmen |
| XRECHNUNG | EN 16931 plus die deutschen Zusatzregeln der XRechnung | Firmen und Behörden |
eRechnify bietet beide an. Voreingestellt ist „XRechnung 3.0 in ZUGFeRD-PDF“, weil diese Variante die strengeren Regeln erfüllt und damit bei Firmen und Behörden funktioniert. „ZUGFeRD EN 16931“ wählen Sie, wenn Ihr Kunde genau dieses Profil wünscht.
Warum Firmenkunden ZUGFeRD mögen
- Kein Umbau im Alltag: Die Rechnung kommt wie gewohnt als PDF per E-Mail und lässt sich in jedem PDF-Programm öffnen, drucken und freigeben.
- Automatische Verbuchung: Buchhaltungssoftware liest das eingebettete XML aus. Rechnungsnummer, Beträge und IBAN müssen nicht mehr abgetippt werden.
- Eine Datei statt zwei: Ansicht und Daten bleiben zusammen, nichts geht verloren.
- Archivfest: PDF/A-3 ist für die Langzeitarchivierung gedacht. E-Rechnungen müssen acht Jahre im Original aufbewahrt werden.
Gut zu wissen: Weichen PDF-Ansicht und XML voneinander ab, gilt das XML. eRechnify erzeugt deshalb beide Teile aus denselben Eingaben. Was Sie in der Vorschau sehen, steht auch in den Daten.
So erstellen Sie eine ZUGFeRD-Rechnung
- Füllen Sie oben im Assistenten Ihre Firma, den Kunden und die Positionen aus.
- Wählen Sie in Schritt 4 unter „Format“ das gewünschte Profil.
- Klicken Sie auf „E-Rechnung herunterladen (PDF)“. Die Datei wird geprüft und erst danach ausgeliefert.
Ihr Logo und Ihre Farbe erscheinen in der PDF. So wirkt die E-Rechnung so persönlich wie Ihre bisherigen Rechnungen.
Eine fremde ZUGFeRD-Datei kontrollieren
Nicht jede PDF, die als „E-Rechnung“ verschickt wird, enthält tatsächlich Daten. Ob eingebettetes XML vorhanden und gültig ist, zeigt der Reiter E-Rechnung prüfen. Er kontrolliert EN 16931, die XRechnung-Regeln und PDF/A-3 und erklärt gefundene Fehler auf Deutsch. Mit E-Rechnung öffnen sehen Sie den Inhalt des XML als lesbare Rechnung.
Versand und Archiv
Eine ZUGFeRD-Rechnung verschicken Sie wie bisher als Anhang einer E-Mail. Benennen Sie die Datei eindeutig, zum Beispiel mit der Rechnungsnummer, und ändern Sie sie nach dem Download nicht mehr. Wer die PDF nachträglich bearbeitet oder neu speichert, riskiert, dass das eingebettete XML verloren geht oder nicht mehr zur Ansicht passt. Betreff, Empfängeradresse und Zustimmung behandelt der Ratgeber E-Rechnung per E-Mail versenden.
Für Ihr Archiv gilt dasselbe wie für jede E-Rechnung: Bewahren Sie die Originaldatei acht Jahre unverändert auf. Ein Ausdruck oder ein Bildschirmfoto reicht nicht, denn die maßgeblichen Daten stecken im XML.
ZUGFeRD oder XRechnung?
Für die meisten Firmenkunden ist ZUGFeRD die angenehmste Wahl. Behörden verlangen dagegen meist eine XRechnung, häufig mit Leitweg-ID. Mehr dazu lesen Sie im Ratgeber XRechnung erstellen. Mit der Voreinstellung von eRechnify müssen Sie sich nicht festlegen: Die PDF enthält eine XRechnung und erfüllt damit beides.
Kein Ersatz für Steuerberatung.