Was eine E-Rechnung von einer PDF unterscheidet
Eine E-Rechnung ist kein Bild einer Rechnung, sondern ein Datensatz. Rechnungsnummer, Beträge, Steuersätze und Bankverbindung stehen in festen Feldern nach der europäischen Norm EN 16931. Die Software Ihres Kunden kann die Rechnung dadurch einlesen, ohne dass jemand etwas abtippt. Eine PDF aus Word oder einem Grafikprogramm sieht zwar ordentlich aus, enthält diese Daten aber nicht. Sie ist deshalb keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes.
In Deutschland sind zwei Formate üblich: die XRechnung als reine XML-Datei und ZUGFeRD, eine lesbare PDF mit eingebettetem XML. eRechnify erzeugt standardmäßig eine ZUGFeRD-PDF, in der eine vollständige XRechnung steckt. Eine Datei passt damit für Firmen und für Behörden.
Diese Angaben muss jede Rechnung enthalten
An den Pflichtangaben aus § 14 Abs. 4 UStG ändert die E-Rechnung nichts. Sie werden nur strukturiert übertragen:
- Name und Anschrift von Ihnen und von Ihrem Kunden
- Ihre Steuernummer oder USt-IdNr.
- Ausstellungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer
- Menge und Art der Lieferung oder Leistung
- Zeitpunkt der Leistung
- Entgelt, aufgeteilt nach Steuersätzen
- Steuersatz und Steuerbetrag oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung
Der Assistent fragt diese Punkte der Reihe nach ab und meldet sich, sobald etwas fehlt. Zum Beispiel, wenn weder Steuernummer noch USt-IdNr. eingetragen ist.
In vier Schritten zur gültigen E-Rechnung
- Ihre Firma. Name, Anschrift, Kontakt, Steuernummer oder USt-IdNr. und IBAN. Auf Wunsch laden Sie Ihr Logo hoch und wählen eine Farbe. Ihr Browser merkt sich den Absender für das nächste Mal.
- Kunde. Firma und Anschrift des Empfängers. Ist der Kunde eine Behörde, tragen Sie unter „Behörde als Kunde?“ die Leitweg-ID ein.
- Positionen. Rechnungsnummer, Rechnungs- und Leistungsdatum sowie die einzelnen Posten mit Menge, Einheit, Preis und Steuersatz. Netto, Umsatzsteuer und Gesamtbetrag rechnet das Tool selbst.
- Fertig. Zahlungsbedingungen prüfen, Format wählen, herunterladen. Vor dem Download wird die Rechnung gegen EN 16931 und die XRechnung-Regeln der KoSIT geprüft. Die Datei erhalten Sie erst, wenn alles stimmt.
Daneben läuft eine Live-Vorschau mit. Sie zeigt die PDF so, wie Ihr Kunde sie später öffnet.
Welches Format passt zu welchem Kunden?
| Kunde | Empfehlung | Warum |
|---|---|---|
| Firma im Inland | ZUGFeRD-PDF mit XRechnung | Lesbar für Menschen, einlesbar für die Buchhaltung |
| Behörde (Bund, Land, Kommune) | XRechnung mit Leitweg-ID | Öffentliche Auftraggeber verlangen meist XRechnung |
| Portal, das XML erwartet | „Nur XML“ | Reine Datendatei ohne PDF-Hülle |
| Privatkunde | PDF genügt | Für Rechnungen an Verbraucher gilt die Pflicht nicht |
Typische Fehler und wie Sie sie vermeiden
- Fehlende Steuerangaben: Ohne Steuernummer oder USt-IdNr. ist die Rechnung unvollständig.
- Kein Leistungsdatum: Der Leistungszeitpunkt gehört dazu, auch wenn er dem Rechnungsdatum entspricht.
- 0 % Umsatzsteuer ohne Grund: Wer keine Steuer ausweist, muss den Grund nennen. Für Kleinunternehmer setzt der Haken „Kleinunternehmer“ den Hinweis nach § 19 UStG automatisch.
- Leitweg-ID vergessen: Rechnungen an Behörden ohne Leitweg-ID kommen oft zurück. Sie steht meist in der Bestellung.
- Doppelte Rechnungsnummern: Nummern müssen fortlaufend und eindeutig sein. eRechnify schlägt nach jeder Rechnung die nächste Nummer vor. Wie Sie einen Nummernkreis aufbauen, erklärt der Ratgeber Rechnungsnummer.
Nach dem Versand: richtig aufbewahren
Bewahren Sie jede E-Rechnung im Originalformat auf: bei ZUGFeRD die PDF mit dem eingebetteten XML, bei der XRechnung die XML-Datei. Die Frist beträgt acht Jahre, und die Dateien dürfen nachträglich nicht verändert werden (GoBD). Ein Ausdruck reicht dafür nicht. eRechnify speichert Ihre Rechnungen nicht. Legen Sie die heruntergeladene Datei deshalb gleich in Ihrem Archiv oder Ihrer Buchhaltung ab.
Dieser Ratgeber erklärt die Grundlagen und ist kein Ersatz für eine Steuerberatung.