Die E-Mail ist nur der Umschlag
Für den Versand einer E-Rechnung brauchen Sie keine Spezialsoftware und kein besonderes Netzwerk. Das Gesetz schreibt keinen bestimmten Übertragungsweg vor. Neben Schnittstellen und Download-Portalen ist die gewöhnliche E-Mail ausdrücklich zulässig. Entscheidend ist allein die angehängte Datei: Sie muss die Rechnungsdaten strukturiert nach EN 16931 enthalten. Der Text Ihrer Nachricht ist dagegen nur Begleitschreiben.
Daraus folgt eine einfache Regel: Hängen Sie die Datei so an, wie Sie sie heruntergeladen haben. Öffnen, umspeichern oder „Drucken als PDF“ sollten Sie vermeiden, denn dabei kann das eingebettete XML verloren gehen. Übrig bleibt dann eine gewöhnliche PDF, und die ist keine E-Rechnung.
Welche Datei kommt in den Anhang?
| Empfänger | Anhang | Hinweis |
|---|---|---|
| Firmenkunde | ZUGFeRD-PDF (mit XRechnung) | Eine Datei, lesbar und maschinell auswertbar |
| Firma mit Rechnungs-Software, die XML verlangt | XML-Datei („Nur XML“) | Vorher kurz nachfragen, welches Format gewünscht ist |
| Behörde | Meist XRechnung mit Leitweg-ID | Häufig Upload über ein Portal statt E-Mail |
| Privatkunde | Normale PDF genügt | Keine E-Rechnungspflicht im B2C-Geschäft |
Pro Rechnung eine eigene Datei und am besten auch eine eigene Nachricht: So kann die Buchhaltung Ihres Kunden jeden Beleg sauber zuordnen.
Betreff, Dateiname und Nachricht
Ein durchdachter Betreff spart Rückfragen. Viele Rechnungsabteilungen sortieren eingehende Mails automatisch. Bewährt hat sich ein Aufbau aus Dokumentart, Nummer und Absender:
- Betreff:
Rechnung RE-2026-014 – Muster GmbH, bei Behörden ergänzt um die Bestellnummer. - Dateiname: die Rechnungsnummer, z. B.
RE-2026-014.pdf. eRechnify benennt die Datei beim Download genau so. - Nachricht: zwei, drei Sätze genügen: Leistungszeitraum, Betrag, Fälligkeit. Alle verbindlichen Angaben stehen ohnehin in der Rechnung.
An welche Adresse senden?
Größere Kunden nennen oft ein eigenes Postfach für Eingangsrechnungen, etwa rechnung@… oder invoice@…. Diese Adresse steht meist in der Bestellung, im Rahmenvertrag oder in der Signatur der Einkaufsabteilung. Schicken Sie die Rechnung dorthin und nicht an Ihren persönlichen Ansprechpartner, sonst bleibt sie im Urlaubsordner liegen. Ist keine Adresse genannt, fragen Sie einmal nach und notieren Sie die Antwort für künftige Rechnungen.
Öffentliche Auftraggeber gehen häufig einen anderen Weg. Bund und viele Länder nehmen E-Rechnungen über eigene Eingangsportale oder über das Peppol-Netzwerk entgegen, die Zuordnung läuft über die Leitweg-ID. Welcher Kanal gilt, steht in den Vergabeunterlagen oder erfahren Sie bei der auftraggebenden Stelle.
Muss der Kunde zustimmen?
Bis Ende 2024 durfte eine elektronische Rechnung nur mit Einverständnis des Empfängers verschickt werden. Für E-Rechnungen im Geschäft zwischen inländischen Unternehmen ist das seit dem 1. Januar 2025 anders: Jedes Unternehmen muss sie empfangen können und darf sie nicht ablehnen. Eine Zustimmung brauchen Sie dafür nicht mehr. Nach Angaben der Finanzverwaltung reicht es auf Empfängerseite, ein E-Mail-Postfach bereitzustellen.
Etwas anders sieht es aus, wenn gar keine Pflicht zur E-Rechnung besteht, etwa bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto oder bei Privatkunden. Dort bleibt es nach den Erläuterungen der IHK beim bisherigen Grundsatz: Elektronisch nur, wenn der Empfänger einverstanden ist, was auch stillschweigend geschehen kann. Im Zweifel klären Sie das kurz mit Ihrem Kunden.
Wenn eine Rechnung zurückkommt
Meldet der Kunde, dass seine Software die Datei nicht einlesen kann, liegt das oft an einem falschen Format oder an einer nachträglich bearbeiteten PDF. Schicken Sie in diesem Fall die unveränderte Originaldatei erneut, gegebenenfalls als reines XML. Ist inhaltlich etwas falsch, etwa der Betrag oder die Anschrift, reicht eine neue Mail nicht: Dann brauchen Sie eine korrigierte Rechnung mit eigener Nummer. Wie das geht, steht im Ratgeber Gutschrift und Rechnungskorrektur.
Vor dem Absenden: kurze Kontrolle
- Die Datei stammt direkt aus dem Download und wurde nicht neu gespeichert.
- Rechnungsnummer, Betrag und Empfänger stimmen mit der Bestellung überein.
- Bei Behörden: Leitweg-ID eingetragen und verlangter Kanal gewählt.
- Die Rechnung liegt bereits in Ihrem Archiv.
Unsicher, ob eine Datei wirklich strukturierte Daten enthält? Laden Sie sie im Reiter E-Rechnung prüfen hoch. Sie sehen sofort, ob EN 16931 und die XRechnung-Regeln erfüllt sind.
Archiv: Was Sie nach dem Versand aufheben
Aufbewahrungspflichtig ist die Rechnungsdatei im Originalformat, acht Jahre lang und unveränderbar nach den GoBD. Das gilt für die Rechnungen, die Sie verschicken, ebenso wie für die, die Sie erhalten. Die E-Mail selbst ist meist nur Transportmittel. Enthält sie aber zusätzliche Informationen, die für die Buchung wichtig sind, legen Sie sie mit ab. Ein Ausdruck ersetzt das Original nicht. Weil eRechnify nichts speichert, legen Sie die Datei am besten unmittelbar nach dem Download in Ihrem Ablagesystem ab und hängen erst dann an.
Dieser Ratgeber gibt einen allgemeinen Überblick und ist kein Ersatz für Steuerberatung.