Was an der Excel-Rechnung fehlt
Eine Rechnung aus Excel oder Word kann fehlerfrei gerechnet und hübsch gestaltet sein. Für den Computer Ihres Kunden bleibt sie trotzdem ein Bild mit Text. Er weiß nicht, welche Zahl der Nettobetrag ist und welche die IBAN. Eine E-Rechnung liefert genau diese Zuordnung mit: Jede Angabe steckt in einem eigenen, genormten Feld nach EN 16931. Aus Excel lässt sich so eine Datei nicht ohne Weiteres exportieren, auch nicht über „Speichern unter PDF“.
Der Übergang: bis wann Excel noch reicht
| Zeitraum | Rechnung an Firmen im Inland |
|---|---|
| 2025 und 2026 | Excel- oder Word-PDF noch erlaubt, wenn der Kunde einverstanden ist. Annehmen müssen Sie E-Rechnungen aber schon. |
| Ab 01.01.2027 | Nur noch E-Rechnung, wenn Ihr Vorjahresumsatz über 800.000 € lag. Sonst gilt die Übergangszeit ein Jahr länger. |
| Ab 01.01.2028 | E-Rechnung für alle Unternehmen |
Unverändert bleiben drei Fälle: Rechnungen an Privatkunden, Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto und Rechnungen von Kleinunternehmern, die beim Versand ausgenommen sind. Hier darf die Excel-Rechnung bleiben. Wer ohnehin umstellt, schreibt aber meist alle Rechnungen am selben Ort.
Excel und E-Rechnungs-Tool im Vergleich
| Excel-Tabelle | eRechnify | |
|---|---|---|
| Ergebnis | .xlsx oder PDF ohne Daten | ZUGFeRD-PDF mit XRechnung oder reines XML |
| Rechenweg | Eigene Formeln, die beim Kopieren verrutschen können | Netto, Steuer je Satz und Summe fest eingebaut |
| Pflichtangaben | Sie müssen selbst daran denken | Assistent fragt sie ab und meldet Lücken |
| Rechnungsnummer | Von Hand hochzählen | Nächste Nummer wird vorgeschlagen |
| Leitweg-ID für Behörden | Kein festes Feld | Eigenes Feld in Schritt 2 |
| Kontrolle vor dem Versand | Augenmaß | Validierung nach EN 16931 und KoSIT-Regeln |
| Kundenliste, Auswertungen | Stark: Filtern, Pivot, Diagramme | Nicht enthalten, Rechnung wird nicht gespeichert |
Die letzte Zeile ist wichtig: Excel bleibt ein gutes Werkzeug, nur eben nicht für die Rechnung selbst. Viele behalten ihre Tabelle als Übersicht über offene Posten und Umsätze und schreiben die eigentliche Rechnung im Tool.
Warum ein Excel-Makro selten die Lösung ist
Im Netz kursieren Tabellen und Makros, die aus Excel heraus XML schreiben sollen. Das kann funktionieren, hat aber Haken: Die Regeln für EN 16931 und XRechnung sind umfangreich, werden regelmäßig aktualisiert und prüfen zahlreiche Einzelheiten, von Ländercodes bis zur Rundung der Steuer. Ein selbst gebautes Makro kennt diese Prüfungen nicht. Fehler fallen dann erst auf, wenn der Kunde die Rechnung zurückschickt. eRechnify validiert jede Datei vor dem Download gegen das offizielle Regelwerk. So wissen Sie vor dem Versand, dass die Rechnung durchgeht.
Tipp: Positionen aus Excel übernehmen
Ihre Leistungen und Preise stehen schon in einer Tabelle? Dann müssen Sie nichts neu tippen.
- Markieren Sie in Excel die Zelle mit der Bezeichnung, kopieren Sie sie mit Strg+C und fügen Sie sie in Schritt 3 in das Feld der Position ein.
- Machen Sie dasselbe mit Menge und Einzelpreis. Ein Komma als Dezimalzeichen versteht das Tool, Tausenderpunkte lassen Sie besser weg.
- Wählen Sie Einheit und Steuersatz aus der Liste. Mit „+ Weitere Position“ kommt die nächste Zeile dazu.
Kopieren Sie nur Werte, keine Zwischensummen: Die Beträge rechnet eRechnify selbst. Wiederkehrende Leistungen lassen sich außerdem über die Vorlagen-Knöpfe in Schritt 3 vorbefüllen und dann anpassen.
Ihren Excel-Nummernkreis fortsetzen
Ein Systemwechsel ist kein Grund für einen Neustart bei 1. Schauen Sie nach, welche Nummer Ihre letzte Excel-Rechnung hatte, und tragen Sie die nächste in das Feld „Rechnungsnummer“ ein. Nach dem Download merkt sich Ihr Browser diese Nummer und schlägt beim nächsten Mal die folgende vor. Wie Sie einen sauberen Nummernkreis aufbauen, lesen Sie im Ratgeber Rechnungsnummer.
Fahrplan für die Umstellung
- Prüfen Sie Ihren Vorjahresumsatz, um Ihre Frist zu kennen: 2027 oder 2028.
- Fragen Sie Ihre wichtigsten Firmenkunden nach dem gewünschten Format und der Adresse für Eingangsrechnungen.
- Schreiben Sie die nächste Rechnung testweise als E-Rechnung, solange Excel noch als Rückfallebene erlaubt ist.
- Richten Sie einen Ordner ein, in dem die Originaldateien acht Jahre unverändert liegen.
Ihre bisherigen Excel-Rechnungen bleiben übrigens gültig. Sie müssen sie nicht nachträglich umwandeln, sondern wie gewohnt aufbewahren. Mehr zur Ablösung klassischer Vorlagen finden Sie unter E-Rechnung Vorlage, zum Versand im Ratgeber E-Rechnung per E-Mail versenden.
Kein Ersatz für Steuerberatung. Ob in Ihrem Fall eine Ausnahme greift, klären Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung.