Warum die Word- oder Excel-Vorlage ausläuft
Viele Selbstständige schreiben ihre Rechnungen seit Jahren in Word oder Excel und speichern sie als PDF. Das ist bequem, erzeugt aber nur ein Abbild der Rechnung ohne strukturierte Daten und damit keine E-Rechnung. Für Rechnungen an andere Unternehmen im Inland reicht das bald nicht mehr:
- Ab 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz E-Rechnungen versenden.
- Ab 1. Januar 2028 gilt die Versandpflicht für alle Unternehmen.
Empfangen müssen Sie E-Rechnungen schon seit 2025. Ausnahmen gibt es etwa für Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto. Die Details stehen im Ratgeber zur E-Rechnungspflicht. An Privatkunden dürfen Sie weiterhin PDF- oder Papierrechnungen schicken.
Die Online-Vorlage: ausfüllen statt formatieren
Die Vorlage von eRechnify funktioniert wie ein Formular, das am Ende eine echte E-Rechnung ausgibt. Sie kümmern sich nur um den Inhalt, nicht um Formeln oder verrutschte Spalten:
- Netto, Umsatzsteuer je Steuersatz und Gesamtbetrag werden automatisch berechnet.
- Pflichtfelder sind markiert. Fehlt etwas, sagt der Assistent genau, was.
- Logo hochladen und Farbe wählen: Die PDF sieht nach Ihrer Firma aus.
- Ihr Absender bleibt auf Wunsch im Browser gespeichert, die nächste Rechnungsnummer wird vorgeschlagen.
- Vorlagen-Knöpfe in Schritt 3 füllen typische Positionen vor, etwa für Handwerk, Agentur oder Beratung.
Checkliste: Pflichtangaben auf jeder Rechnung
Ob Vorlage, Software oder Word: Diese Angaben nach § 14 Abs. 4 UStG müssen enthalten sein.
- Vollständiger Name und Anschrift von Ihnen als Leistendem
- Vollständiger Name und Anschrift des Empfängers
- Ihre Steuernummer oder USt-IdNr.
- Ausstellungsdatum
- Fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
- Menge und Art der Lieferung bzw. Umfang und Art der Leistung
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
- Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen
- Steuersatz und Steuerbetrag oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung
Für die Bezahlung kommen Bankverbindung und Zahlungsziel dazu. Die Vorlage fragt all das ab und prüft die fertige Rechnung zusätzlich gegen EN 16931 und die XRechnung-Regeln.
Vergleich: Word/Excel und E-Rechnungs-Vorlage
| Word / Excel + PDF | eRechnify-Vorlage | |
|---|---|---|
| Strukturierte Daten (XML) | Nein | Ja, nach EN 16931 |
| Für B2B ab 2027/2028 ausreichend | Nein | Ja |
| Summen und Steuer | Formeln selbst pflegen | Automatisch |
| Prüfung vor dem Versand | Keine | Offizielles Regelwerk der KoSIT |
| Kosten | Je nach Programm | Kostenlos, ohne Anmeldung |
Umstieg in drei Schritten
- Öffnen Sie Ihre letzte Word- oder Excel-Rechnung und übertragen Sie Ihre Absenderdaten einmalig in Schritt 1.
- Führen Sie Ihren Nummernkreis fort: Tragen Sie die nächste freie Nummer in das Feld „Rechnungsnummer“ ein.
- Erstellen Sie die Rechnung und speichern Sie die Datei in Ihrem Archiv. Ab dann füllt Ihr Browser den Absender automatisch aus.
Und Ihre alten Rechnungen?
Rechnungen, die Sie bereits mit Word oder Excel geschrieben haben, bleiben gültig und müssen nicht neu erstellt werden. Bewahren Sie sie wie gewohnt auf. Wichtig ist nur, dass Ihr Nummernkreis nahtlos weiterläuft: Die erste Rechnung aus der neuen Vorlage bekommt die nächste freie Nummer. Für Privatkunden können Sie die alte Vorlage sogar weiter nutzen. Tipps für den Umstieg aus der Tabellenkalkulation finden Sie unter E-Rechnung statt Excel. Einfacher ist es aber meist, alle Rechnungen an einem Ort zu schreiben.
Sonderfall Kleinunternehmer
Kleinunternehmer nach § 19 UStG (seit 2025: höchstens 25.000 € Umsatz im Vorjahr und 100.000 € im laufenden Jahr) müssen E-Rechnungen empfangen können, sind beim Versand aber ausgenommen. Viele Firmenkunden wünschen sich trotzdem eine E-Rechnung. Setzen Sie in Schritt 4 den Haken „Kleinunternehmer“. Dann entfällt die Umsatzsteuer, und der Hinweis „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ steht automatisch auf der Rechnung.
Kein Ersatz für Steuerberatung.