Was das Gesetz verlangt
Zu den Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG gehört eine fortlaufende Nummer, die zur Identifizierung der Rechnung einmalig vergeben wird. Das klingt streng, lässt aber viel Spielraum. Nach dem Umsatzsteuer-Anwendungserlass (Abschnitt 14.5) gilt:
- Einmaligkeit zählt: Jede Nummer darf es in Ihrem Unternehmen nur ein einziges Mal geben.
- Buchstaben sind erlaubt: Die Nummer darf aus Ziffern und Buchstaben bestehen, etwa mit Jahr oder Kürzel.
- Mehrere Nummernkreise sind möglich: zum Beispiel getrennt nach Jahr, Standort oder Geschäftsbereich. Jede Rechnung muss sich aber eindeutig einem Kreis zuordnen lassen.
- Lückenlos muss es nicht sein: Eine lückenlose Abfolge ist nach Auffassung der Finanzverwaltung nicht zwingend. Größere oder unerklärte Sprünge können bei einer Prüfung aber Fragen auslösen.
Beispiele für Nummernkreise
| Schema | Beispiel | Gut für |
|---|---|---|
| Präfix, Jahr, laufende Nummer | RE-2026-001 | Die meisten Selbstständigen und kleinen Betriebe |
| Jahr und Monat vorangestellt | 2026-10-017 | Viele Rechnungen pro Monat, einfache Sortierung |
| Mit Kundennummer | K105-2026-003 | Wenige Stammkunden, Zuordnung auf einen Blick |
| Je Standort oder Sparte | HH-2026-0042, B-2026-0042 | Mehrere Filialen oder Geschäftsbereiche |
| Durchgehend ohne Jahr | 10234 | Wer nie neu anfangen möchte |
Beim Schema mit Kundennummer müssen Sie sicherstellen, dass die Kombination aus Präfix und laufender Nummer nie doppelt vorkommt. Am einfachsten zählt die laufende Nummer je Kunde separat hoch und bleibt mit dem Präfix eindeutig. Plant Ihr Betrieb Wachstum, wählen Sie gleich eine Stelle mehr, also 0001 statt 001. Dann bleibt die Sortierung auch bei vielen Rechnungen korrekt.
Typische Fehler, die Sie vermeiden sollten
- Dieselbe Nummer zweimal: Passiert oft, wenn eine alte Rechnung als Vorlage kopiert wird. Jede neue Rechnung braucht eine neue Nummer.
- Nummer nach Korrektur weiterverwenden: Auch eine Rechnungskorrektur oder Stornorechnung bekommt eine eigene Nummer (mehr dazu bei Gutschrift und Korrektur).
- Datum als einzige Nummer:
19102026scheitert, sobald Sie zwei Rechnungen am selben Tag schreiben. - Rechnung löschen: Eine bereits verschickte Rechnung wird storniert, nicht entfernt. Ihre Nummer bleibt vergeben.
- Zwei Geräte, ein Kreis: Schreiben zwei Personen parallel Rechnungen, sprechen Sie ab, wer welche Nummern verwendet, oder führen Sie getrennte Kreise.
So hilft eRechnify bei der Nummer
Im Studio oben steht die Rechnungsnummer in Schritt 3. Beim ersten Besuch ist RE-2026-001 eingetragen, Sie können sie aber frei ändern. Nach jedem Download merkt sich Ihr Browser die letzte Nummer und schlägt die nächste vor. Dabei zählt das Tool die letzte Zifferngruppe hoch und behält führende Nullen bei: aus K105-2026-003 wird K105-2026-004.
Wichtig zu wissen: Der Vorschlag wird nur lokal in diesem einen Browser gespeichert, nicht bei uns. Arbeiten Sie an mehreren Geräten oder mit mehreren Nummernkreisen, kontrollieren Sie die Nummer vor jedem Download kurz. Führen Sie zusätzlich eine einfache Liste Ihrer ausgestellten Rechnungen, etwa in Ihrer Buchhaltung oder einer Tabelle. Automatische Nummernkreise, die geräteübergreifend funktionieren, sind für Pro geplant.
Umstieg ohne Nummernchaos
Wechseln Sie von Excel, Word oder einem anderen Programm, führen Sie Ihren bisherigen Kreis einfach fort. Ein neues Schema zum Jahreswechsel ist ebenfalls unproblematisch, solange alte und neue Nummern sich nicht überschneiden. Notieren Sie sich in diesem Fall, ab welcher Rechnung das neue Schema gilt.
Checkliste für Ihren Nummernkreis
- Ein festes Schema gewählt und schriftlich notiert
- Jahr oder Präfix so gewählt, dass keine Nummer doppelt entstehen kann
- Genug Stellen für die laufende Nummer eingeplant
- Getrennte Kreise für Standorte oder Personen klar abgegrenzt
- Stornierte oder übersprungene Nummern mit kurzer Notiz dokumentiert
- Liste aller ausgestellten Rechnungen geführt und gesichert
Mit dieser Liste können Sie auch Jahre später jede Rechnung zuordnen. Bei einer Betriebsprüfung lassen sich Nummern, Beträge und Zahlungseingänge so ohne langes Suchen abgleichen.
Die Nummer in der E-Rechnung
In der E-Rechnung steht die Nummer in einem eigenen Pflichtfeld des XML. Die Software Ihres Kunden nutzt sie, um doppelt eingereichte Belege zu erkennen und Zahlungen zuzuordnen. Deshalb lohnt es sich, die Nummer auch im Dateinamen und im Betreff Ihrer E-Mail zu verwenden. Beim Download benennt eRechnify die Datei automatisch nach der Rechnungsnummer.
Dieser Ratgeber fasst die allgemeinen Regeln zusammen und ist kein Ersatz für Steuerberatung.