Was als Kleinbetragsrechnung gilt
Eine Kleinbetragsrechnung ist eine Rechnung, deren Gesamtbetrag 250 € einschließlich Umsatzsteuer nicht übersteigt. Geregelt ist sie in § 33 der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV). Maßgeblich ist der Bruttobetrag des einzelnen Belegs, nicht die Summe aller Einkäufe eines Kunden im Monat. Typische Fälle sind der Kassenbon im Baumarkt, die Quittung für ein Taxi-Trinkgeld, die Rechnung über ein Fachbuch oder eine kurze Reparatur unterhalb dieser Grenze.
Die Erleichterung gibt es, weil bei Alltagskäufen niemand jedes Mal Kundennamen und Nummern erfassen soll. Trotzdem darf der Kunde aus einer korrekten Kleinbetragsrechnung die Vorsteuer abziehen. Den Steuerbetrag rechnet er dann selbst aus dem Bruttobetrag und dem Steuersatz heraus.
Die vereinfachten Pflichtangaben
Statt der vollständigen Liste aus § 14 Abs. 4 UStG reichen bei Beträgen bis 250 € brutto diese vier Angaben:
- Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmens
- Ausstellungsdatum
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware oder Art und Umfang der Dienstleistung
- Bruttobetrag (Entgelt und Steuer in einer Summe) sowie der Steuersatz, bei steuerfreien Umsätzen ein Hinweis auf die Befreiung
Was entfallen darf, ist fast genauso wichtig:
| Angabe | Normale Rechnung | Kleinbetragsrechnung |
|---|---|---|
| Name und Anschrift des Kunden | Pflicht | Nicht nötig |
| Steuernummer oder USt-IdNr. | Pflicht | Nicht nötig |
| Fortlaufende Rechnungsnummer | Pflicht | Nicht nötig |
| Leistungszeitpunkt | Pflicht | Nicht nötig |
| Netto und Steuer getrennt ausgewiesen | Pflicht | Bruttobetrag mit Steuersatz genügt |
Freiwillig dürfen Sie natürlich mehr angeben. Eine Rechnungsnummer erleichtert zum Beispiel Ihre eigene Buchhaltung und die Zuordnung von Zahlungen.
Wann die Erleichterung nicht gilt
Für einige Umsätze bleibt es auch unter 250 € bei den vollen Pflichtangaben. § 33 UStDV nennt ausdrücklich innergemeinschaftliche Lieferungen in andere EU-Staaten, bestimmte Fernverkäufe an Privatpersonen im EU-Ausland und Leistungen, bei denen der Kunde die Steuer schuldet (Reverse-Charge nach § 13b UStG). Liegt einer dieser Fälle vor, brauchen Sie unter anderem die Angaben zum Kunden und eine Rechnungsnummer. Wenn Sie unsicher sind, ob Ihr Geschäft darunter fällt, fragen Sie Ihre Steuerberatung.
Keine E-Rechnungspflicht bis 250 €
Für Rechnungen an andere Unternehmen gilt schrittweise die Pflicht zur E-Rechnung (Fristen im Überblick). Kleinbetragsrechnungen sind davon ausgenommen: Nach § 33 Satz 4 UStDV dürfen sie stets als sogenannte sonstige Rechnung übermittelt werden, also auf Papier oder als einfache PDF. Das gilt auch nach 2027 und 2028.
Elektronisch ohne E-Rechnungsformat, etwa als PDF-Anhang, verschicken Sie eine sonstige Rechnung allerdings nur, wenn der Empfänger damit einverstanden ist. Eine stillschweigende Zustimmung genügt in der Praxis meist, zum Beispiel wenn der Kunde Ihre PDF-Rechnungen seit Jahren bezahlt.
Beispiele aus dem Alltag
- Kassenbon im Laden: Ein Handwerksbetrieb kauft Schrauben für 38,90 € brutto. Der Bon mit Händleranschrift, Datum, Artikelbezeichnung, Betrag und „inkl. 19 % MwSt.“ genügt.
- Kleine Dienstleistung: Eine Grafikerin passt für 119 € brutto ein Logo an. Sie darf eine einfache PDF-Rechnung ohne Kundenanschrift schicken. Viele schreiben die Firma des Kunden trotzdem dazu.
- Grenzfall 250 €: Genau 250,00 € brutto ist noch eine Kleinbetragsrechnung, 250,01 € nicht mehr.
- Gemischte Steuersätze: Enthält der Beleg Waren zu 7 % und 19 %, nennen Sie für beide Gruppen den Steuersatz und den jeweiligen Bruttobetrag.
Wann Sie trotzdem eine E-Rechnung schicken
Erlaubt ist eine E-Rechnung auch bei kleinen Beträgen jederzeit. Sinnvoll ist sie in diesen Situationen:
- Der Kunde bittet darum. Größere Firmen buchen Eingangsrechnungen oft vollautomatisch. Eine PDF müssen sie von Hand erfassen, eine E-Rechnung nicht.
- Behörden als Auftraggeber. Viele öffentliche Stellen nehmen ohnehin nur XRechnungen mit Leitweg-ID an, unabhängig vom Betrag (siehe XRechnung erstellen).
- Ein einheitlicher Ablauf. Wer ab 2027 oder 2028 große Rechnungen ohnehin elektronisch schreibt, spart sich zwei Wege, wenn auch kleine Beträge im selben Format entstehen.
Mit dem Studio oben ist das schnell erledigt. Die E-Rechnung enthält dann automatisch alle vollen Pflichtangaben, also auch Kundenanschrift, Rechnungsnummer und Leistungsdatum. Gewähren Sie einen Nachlass, tragen Sie ihn als Rabatt in Prozent auf die ganze Rechnung ein. Hat der Kunde schon bar bezahlt, vermerken Sie den Betrag unter „Bereits bezahlt“, dann weist die Rechnung einen offenen Betrag von 0 € aus.
Aufbewahren nicht vergessen
Auch der kleinste Beleg ist ein Buchungsbeleg. Bewahren Sie Kleinbetragsrechnungen wie alle anderen Rechnungen acht Jahre auf, elektronisch empfangene im Originalformat. Thermopapier-Bons verblassen oft nach wenigen Jahren. Ein Scan, der nach den Regeln der GoBD erstellt wird, hilft hier weiter.
Dieser Ratgeber gibt einen Überblick über § 33 UStDV und ist kein Ersatz für Steuerberatung.