XRechnung 3.0 kurz erklärt
Die XRechnung ist der deutsche Standard für elektronische Rechnungen. Es handelt sich um eine reine XML-Datei, die die europäische Norm EN 16931 umsetzt und von der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) gepflegt wird. Aktuell ist Version 3.0. Eine Seitenansicht hat die XRechnung nicht: Im Texteditor sieht sie aus wie Code, denn sie ist für Software gedacht und nicht für das Auge.
Wer eine XRechnung verlangt
Vor allem öffentliche Auftraggeber. Bund, Länder und viele Kommunen nehmen Rechnungen meist nur noch als XRechnung an. Seit 2025 ist die E-Rechnung außerdem im Geschäft zwischen Unternehmen angekommen: Jede Firma in Deutschland muss sie empfangen können, ab 2027 bzw. 2028 folgt die Pflicht zum Versand (alle Fristen im Überblick). Firmenkunden akzeptieren neben der XRechnung auch ZUGFeRD.
Die Leitweg-ID: Adresse der Behörde
Damit eine Rechnung bei der richtigen Stelle landet, vergeben öffentliche Auftraggeber eine Leitweg-ID, zum Beispiel 991-12345-67. Sie steht in der Regel im Auftrag oder in der Bestellung. Fehlt sie, fragen Sie Ihren Ansprechpartner, bevor Sie die Rechnung schreiben.
So tragen Sie die Leitweg-ID ein:
- In Schritt 2 („Kunde“) die Anschrift der Behörde ausfüllen.
- Den Bereich „Behörde als Kunde? Leitweg-ID und Bestellnummer“ aufklappen.
- Die Leitweg-ID in das Feld „Leitweg-ID / Käuferreferenz“ eintragen, bei Bedarf auch die Bestellnummer.
Bei Rechnungen an Firmen brauchen Sie keine Leitweg-ID. Das Feld bleibt dann einfach leer.
XML oder PDF: was schicken Sie?
| Reines XML | ZUGFeRD-PDF mit XRechnung | |
|---|---|---|
| Inhalt | Nur Daten | Lesbare PDF/A-3 plus eingebettete XRechnung |
| Für Menschen lesbar | Nur mit Viewer | Ja, in jedem PDF-Programm |
| Gut für | Portale, die XML erwarten | Firmen und Behörden, Versand per E-Mail |
| In eRechnify | Schritt 4: „Nur XML“ | Schritt 4: „E-Rechnung herunterladen (PDF)“ |
Geprüft, bevor Sie die Datei bekommen
Eine XRechnung muss nicht nur die Norm EN 16931 erfüllen, sondern auch zusätzliche deutsche Geschäftsregeln. Sie erkennen sie an Kennungen wie BR-DE-… in Fehlermeldungen. eRechnify prüft jede Rechnung vor dem Download mit Mustang gegen EN 16931 und das XRechnung-Schematron der KoSIT. Findet die Prüfung einen Fehler, sehen Sie eine verständliche Meldung statt einer Datei, die später abgelehnt wird.
Sie haben eine XRechnung erhalten und möchten sie lesen oder kontrollieren? Nutzen Sie oben die Reiter E-Rechnung öffnen und E-Rechnung prüfen. Beide verarbeiten XML und PDF bis 10 MB.
Warum XRechnungen zurückkommen
Wird eine XRechnung abgelehnt, liegt es selten an der Technik und meist an fehlenden Angaben. Die häufigsten Gründe:
- Keine oder falsche Leitweg-ID: Die Rechnung kann keiner Stelle zugeordnet werden.
- Fehlende Kontaktdaten: Die XRechnung verlangt beim Verkäufer eine E-Mail-Adresse und eine Telefonnummer. eRechnify fragt beides in Schritt 1 ab.
- Falsches Format: Das Portal erwartet XML, geschickt wurde eine normale PDF ohne eingebettete Daten.
- Rechenfehler: Summen, die nicht zu den Positionen passen. Bei eRechnify rechnet das Tool, nicht Sie.
Checkliste für Rechnungen an Behörden
- Leitweg-ID aus der Bestellung übernommen
- Bestellnummer eingetragen, falls vorhanden
- Steuernummer oder USt-IdNr. und Bankverbindung angegeben
- Leistungsdatum gesetzt
- Datei im verlangten Format verschickt oder hochgeladen
Kein Ersatz für Steuerberatung. Über welchen Weg eine Behörde Rechnungen annimmt, erfahren Sie direkt beim Auftraggeber.