Die Pflichtangaben aus § 14 Abs. 4 UStG
Ob Papier, PDF oder XML: Welche Angaben eine Rechnung enthalten muss, legt das Umsatzsteuergesetz fest. Fehlt eine davon, kann Ihr Kunde im Zweifel keine Vorsteuer abziehen und schickt die Rechnung zurück. Haken Sie die folgende Liste vor dem Versand ab:
- Vollständiger Name und Anschrift von Ihnen als leistendem Unternehmen
- Vollständiger Name und Anschrift Ihres Kunden
- Steuernummer oder USt-IdNr. Ihres Unternehmens
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer (Details im Ratgeber Rechnungsnummer)
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware oder Art und Umfang der Leistung
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung, auch wenn er mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt
- Entgelt nach Steuersätzen aufgeschlüsselt sowie im Voraus vereinbarte Minderungen wie Skonto oder Rabatte, sofern nicht bereits im Entgelt berücksichtigt
- Steuersatz und Steuerbetrag oder ein Hinweis, warum keine Steuer anfällt
Hinzu kommen Sonderfälle, etwa der Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ bei Reverse-Charge, das Wort „Gutschrift“, wenn der Kunde abrechnet, oder bei Kleinunternehmern der Hinweis auf § 19 UStG. Für Beträge bis 250 € brutto gelten vereinfachte Regeln, die der Ratgeber Kleinbetragsrechnung erklärt.
Was die XRechnung zusätzlich verlangt
Die XRechnung setzt auf die Norm EN 16931 auf und ergänzt sie um deutsche Geschäftsregeln (im Prüfbericht an den Kürzeln BR-DE erkennbar). Einige Felder, die das Steuerrecht nicht fordert, sind dort trotzdem Pflicht. Das betrifft vor allem:
- Kontaktdaten des Verkäufers: Ein Ansprechpartner oder Bereich mit Telefonnummer und E-Mail-Adresse. So kann die Rechnungsstelle bei Rückfragen direkt jemanden erreichen.
- Käuferreferenz: Ein Feld, über das der Kunde die Rechnung intern zuordnet. Bei Behörden steht hier die Leitweg-ID, etwa
991-12345-67. Ohne sie kann die Rechnung im Portal abgewiesen werden. - Zahlungsinformationen: Die Zahlungsart und bei Überweisung die Bankverbindung, in der Regel die IBAN.
- Elektronische Adressen: Seit XRechnung 3.0 gehört für Verkäufer und Käufer eine elektronische Adresse dazu, in kleineren Betrieben meist die E-Mail.
- Vollständige Postanschrift: Ort und Postleitzahl des Verkäufers sind als eigene Felder gefordert.
Eine ZUGFeRD-Rechnung im Profil EN 16931 kommt mit etwas weniger aus. Weil eRechnify standardmäßig eine XRechnung in die PDF einbettet, fragt das Tool die strengeren Angaben gleich mit ab. Dann passt die Datei für jeden Empfänger.
Pflichtangabe und Feld im Tool
Diese Tabelle zeigt, wo Sie jede Angabe im Studio oben eintragen:
| Pflichtangabe | Feld im Tool | Schritt |
|---|---|---|
| Name und Anschrift Verkäufer | „Firmen- oder Ihr Name“, „Straße und Nr.“, „PLZ“, „Ort“ | 1 · Ihre Firma |
| Kontakt (nur XRechnung) | „Ansprechpartner“, „Telefon“, „E-Mail“ | 1 · Ihre Firma |
| Steuernummer oder USt-IdNr. | „USt-IdNr.“ oder „Steuernummer“ | 1 · Ihre Firma |
| Zahlungsinformationen | „IBAN“, optional „BIC“ | 1 · Ihre Firma |
| Name und Anschrift Kunde | „Firma oder Name des Kunden“, Anschrift, „E-Mail des Kunden“ | 2 · Kunde |
| Käuferreferenz / Leitweg-ID | „Behörde als Kunde?“ → „Leitweg-ID / Käuferreferenz“ | 2 · Kunde |
| Rechnungsnummer | „Rechnungsnummer“ | 3 · Positionen |
| Ausstellungsdatum | „Rechnungsdatum“ | 3 · Positionen |
| Leistungszeitpunkt | „Leistungsdatum“ | 3 · Positionen |
| Menge und Art der Leistung | Positionen: Bezeichnung, Menge, Einheit | 3 · Positionen |
| Entgelt, Steuersatz, Steuerbetrag | Preis und Steuersatz je Position, Summen automatisch | 3 · Positionen |
| Grund für 0 % Steuer | „Warum 0 % Umsatzsteuer?“ bzw. Haken „Kleinunternehmer“ | 4 · Fertig |
| Zahlungsziel (empfohlen) | „Fällig am“, „Zahlungsbedingungen“ | 3 und 4 |
Rabatte, Anzahlungen und Minusbeträge
Vereinbarte Minderungen gehören auf die Rechnung. Einen Nachlass auf alles tragen Sie im Studio als Rabatt in Prozent auf die ganze Rechnung ein. Netto, Steuer und Gesamtbetrag passen sich automatisch an. Haben Sie bereits eine Anzahlung erhalten, geben Sie sie unter „Bereits bezahlt“ an: Der Zahlbetrag sinkt entsprechend, der Rechnungsbetrag bleibt vollständig ausgewiesen. Einzelne Gutschriftposten, etwa eine zurückgenommene Leistung, erfassen Sie als Position mit negativer Menge. Lange Positionslisten aus einer Tabelle kopieren Sie in einem Rutsch hinein, denn das Tool übernimmt mehrere Zeilen aus Excel auf einmal.
So erkennen Sie fehlende Angaben
Pflichtfelder sind im Assistenten markiert, leere Pflichtfelder fallen also schon beim Ausfüllen auf. Vor dem Download prüft eRechnify die fertige Datei außerdem gegen EN 16931 und die XRechnung-Regeln der KoSIT. Meldet die Prüfung einen Fehler, sehen Sie in verständlichem Deutsch, welches Feld betroffen ist. Eine Rechnung, die Sie selbst erhalten haben, laden Sie im Tab Prüfen hoch und erfahren sofort, ob etwas fehlt.
Ein Punkt lässt sich technisch nicht prüfen: ob die Angaben inhaltlich stimmen. Ein falscher Steuersatz oder eine vertauschte Anschrift sind formal gültig. Lesen Sie die Live-Vorschau deshalb vor dem Download einmal in Ruhe durch.
Diese Checkliste ersetzt keine Steuerberatung. Für Sonderfälle wie Auslandsgeschäfte oder Anzahlungsrechnungen fragen Sie bitte Ihre Steuerberatung.