Die Zeitleiste der E-Rechnungspflicht
- Empfangspflicht
Alle Unternehmen in Deutschland müssen E-Rechnungen von Geschäftspartnern (B2B, Inland) annehmen können.
- Übergangszeit
Die Versandpflicht greift noch nicht. Ein guter Moment, um umzustellen.
- Versandpflicht für Größere
Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen ausstellen.
- Versandpflicht für alle
Alle Unternehmen stellen Rechnungen an andere Unternehmen im Inland als E-Rechnung aus.
- EU-weit (ViDA)
Pflicht für grenzüberschreitende B2B-Umsätze innerhalb der EU.
Grundlage ist das Wachstumschancengesetz, das § 14 UStG neu gefasst hat. Die Pflicht kommt stufenweise: zuerst das Empfangen, dann das Versenden. Zunächst für größere Unternehmen, ein Jahr später für alle.
Wer betroffen ist
Die Pflicht betrifft Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland (B2B). Ob Sie eine GmbH führen, freiberuflich arbeiten oder einen Handwerksbetrieb haben, spielt keine Rolle. Wer Leistungen an andere Unternehmen in Deutschland abrechnet, ist dabei. Für den Zeitpunkt der Versandpflicht zählt nur Ihr Vorjahresumsatz.
| Ihre Situation | Empfangen | Versenden |
|---|---|---|
| Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz | seit 2025 | ab 2027 |
| Unternehmen bis 800.000 € Vorjahresumsatz | seit 2025 | ab 2028 |
| Kleinunternehmer nach § 19 UStG | seit 2025 | ausgenommen |
| Rechnungen an Privatkunden (B2C) | – | keine Pflicht, PDF oder Papier bleibt erlaubt |
Ausnahmen
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto dürfen weiterhin als PDF oder auf Papier ausgestellt werden.
- Fahrausweise sind ebenfalls ausgenommen.
- Privatkunden: Rechnungen an Verbraucher fallen nicht unter die Pflicht.
- Kleinunternehmer: Laut Jahressteuergesetz 2024 dürfen sie weiterhin „sonstige Rechnungen“ schreiben. Empfangen müssen sie E-Rechnungen trotzdem, und viele Kunden fragen aktiv danach.
Empfangen heißt auch: öffnen und aufbewahren
Seit 2025 dürfen Sie eine E-Rechnung von einem Geschäftspartner nicht mehr ablehnen. Sie brauchen also ein Postfach, ein Programm zum Lesen der Dateien und ein Archiv. Eine XRechnung ist eine XML-Datei, die ohne passende Software nur wie Code aussieht. Mit dem Reiter E-Rechnung öffnen machen Sie sie lesbar. Aufbewahrt wird das Original, also die XML-Datei bzw. die ZUGFeRD-PDF, acht Jahre lang und unveränderbar nach den GoBD.
Was Sie jetzt tun sollten
- Posteingang klären: Legen Sie fest, an welche Adresse Lieferanten E-Rechnungen schicken sollen, und teilen Sie sie mit.
- Archiv einrichten: Speichern Sie eingehende E-Rechnungen im Original, nicht als Ausdruck.
- Versand testen: Erstellen Sie schon jetzt eine E-Rechnung und schicken Sie sie an einen Stammkunden. So wissen Sie vor der Frist, ob alles ankommt.
- Kunden fragen: Behörden brauchen meist eine XRechnung mit Leitweg-ID, Firmen nehmen gern ZUGFeRD.
Häufige Missverständnisse
- „Eine PDF per E-Mail ist doch elektronisch.“ Elektronisch verschickt heißt nicht E-Rechnung. Entscheidend sind die strukturierten Daten nach EN 16931.
- „Ich bin zu klein, das betrifft mich nicht.“ Das Empfangen betrifft seit 2025 alle Unternehmen, auch kleine. Nur beim Versand gibt es Ausnahmen.
- „Ich brauche dafür teure Software.“ Für das Erstellen, Öffnen und Prüfen einzelner E-Rechnungen genügt ein Browser. eRechnify ist dafür kostenlos.
Österreich und EU
In Österreich gilt eine E-Rechnungspflicht bisher nur gegenüber dem Bund (seit 2014). Eine B2B-Pflicht gibt es dort nicht. Wer aus Österreich an deutsche Firmen liefert, wird aber häufig nach einer E-Rechnung gefragt. Auf EU-Ebene ist mit dem Paket „ViDA“ ab dem 1. Juli 2030 eine Pflicht für grenzüberschreitende B2B-Umsätze vorgesehen.
Dieser Überblick ersetzt keine Steuerberatung. Für Ihren Einzelfall wenden Sie sich bitte an Ihre Steuerberaterin oder Ihren Steuerberater.