Ein Wort, zwei Bedeutungen
Im Alltag sagt man „Gutschrift“, wenn Geld zurückfließt: Eine Ware wurde reklamiert, ein Rabatt vergessen, eine Rechnung war zu hoch. Im Umsatzsteuerrecht meint das Wort etwas ganz anderes. Wer diese beiden Fälle verwechselt, bekommt schnell Ärger mit der Buchhaltung des Kunden. Deshalb lohnt sich ein genauer Blick.
| Umsatzsteuerliche Gutschrift | „Kaufmännische Gutschrift“ | |
|---|---|---|
| Wer stellt aus? | Der Leistungsempfänger (Kunde) | Der Leistende (Sie) |
| Wozu? | Abrechnung über eine erhaltene Leistung | Korrektur oder Storno einer eigenen Rechnung |
| Richtige Bezeichnung | „Gutschrift“ (Pflichtangabe) | Besser „Rechnungskorrektur“ oder „Stornorechnung“ |
| Typisches Beispiel | Verlag rechnet Honorare für Autoren ab | Rückerstattung nach Reklamation |
Die umsatzsteuerliche Gutschrift
Hier dreht sich die Rolle um. Nicht der Lieferant schreibt die Rechnung, sondern der Kunde rechnet selbst ab, etwa weil nur er die genauen Mengen kennt. Typisch ist das bei Provisionen für Handelsvertreter, Honoraren von Verlagen oder Abrechnungen von Plattformen. § 14 UStG erlaubt dieses Verfahren, wenn beide Seiten es vorher vereinbart haben. Der Leistende kann einer einzelnen Gutschrift widersprechen.
Für die Gutschrift gelten dieselben Pflichtangaben wie für jede Rechnung, ergänzt um das Wort „Gutschrift“. Die Nummer vergibt der Aussteller aus seinem eigenen Nummernkreis. Im Geschäft zwischen Unternehmen fällt auch die Gutschrift unter die E-Rechnungspflicht: Ab 2027 bzw. 2028 muss sie ebenfalls als strukturierte E-Rechnung kommen (Fristen im Überblick).
Rechnungskorrektur und Stornorechnung
Was viele „Gutschrift“ nennen, ist steuerlich eine Korrektur Ihrer eigenen Rechnung. Zwei Wege sind üblich:
- Storno und Neuausstellung: Sie heben die fehlerhafte Rechnung mit einer Stornorechnung vollständig auf und stellen anschließend eine neue, richtige Rechnung aus.
- Teilkorrektur: Ein Dokument weist nur die Differenz aus, zum Beispiel einen nachträglichen Preisnachlass für eine Position.
In beiden Fällen verweist das Korrekturdokument auf die ursprüngliche Rechnung, mit deren Nummer und Datum. Das Korrekturdokument bekommt außerdem eine eigene, neue Nummer. Die alte Rechnung wird nicht gelöscht und auch nicht überschrieben, sondern bleibt im Archiv. Um Verwechslungen mit der umsatzsteuerlichen Gutschrift zu vermeiden, nennen Sie solche Dokumente besser nicht „Gutschrift“.
Dokumentart-Codes: 380, 381, 384
In einer E-Rechnung steht die Art des Dokuments nicht nur in der Überschrift, sondern als Code im XML. Software beim Empfänger erkennt daran, wie sie den Beleg verbuchen soll. Die wichtigsten Codes aus der Liste der Norm:
| Code | Bedeutung | Wann üblich |
|---|---|---|
| 380 | Handelsrechnung | Die normale Rechnung über eine Lieferung oder Leistung |
| 381 | Gutschriftsanzeige (Credit Note) | Häufig für Stornos oder Erstattungen genutzt |
| 384 | Korrigierte Rechnung | Ersetzt oder berichtigt eine frühere Rechnung |
Für die Abrechnung durch den Kunden gibt es zusätzlich einen eigenen Code für „Self-Billing“ (389). Wie Vorzeichen und Verweise auf die Ursprungsrechnung im Einzelfall anzugeben sind, regeln die technischen Spezifikationen recht genau, und die Praxis ist nicht überall einheitlich. Stimmen Sie sich bei Korrekturen deshalb am besten mit der Buchhaltung Ihres Kunden ab.
Ein Beispiel aus der Praxis
Eine Agentur stellt im Oktober die Rechnung RE-2026-031 über 2.000 € netto. Der Kunde weist darauf hin, dass ein vereinbarter Rabatt von 10 % fehlt. Die Agentur hat nun zwei Möglichkeiten: Sie storniert RE-2026-031 vollständig und schreibt anschließend RE-2026-032 über 1.800 € netto. Oder sie erstellt eine Korrektur über minus 200 € netto samt Umsatzsteuer, die ausdrücklich auf RE-2026-031 und deren Datum verweist. In beiden Fällen bleibt die ursprüngliche Rechnung im Archiv, und jedes neue Dokument erhält eine eigene Nummer. Welcher Weg einfacher ist, hängt oft davon ab, ob der Kunde bereits bezahlt hat.
Was eRechnify heute kann
Ehrlich gesagt: Das Studio oben erstellt derzeit normale Rechnungen mit dem Code 380. Gutschriften, Stornorechnungen und Rechnungskorrekturen als eigene Dokumentart bietet es noch nicht an. Für diese Fälle nutzen Sie bitte die Software Ihrer Buchhaltung oder sprechen mit Ihrer Steuerberatung.
Haben Sie die fehlerhafte Rechnung auf diesem Weg storniert, können Sie die richtige Fassung anschließend hier erstellen, mit einer neuen Rechnungsnummer. Erhalten Sie selbst eine Gutschrift als E-Rechnung, können Sie sie im Reiter E-Rechnung öffnen lesbar machen und mit E-Rechnung prüfen kontrollieren.
Kurz zusammengefasst
- „Gutschrift“ im Steuerrecht heißt: Der Kunde rechnet ab.
- Korrigieren Sie Ihre eigene Rechnung, nennen Sie das Dokument „Rechnungskorrektur“ oder „Stornorechnung“.
- Jedes Korrekturdokument bekommt eine neue Nummer und verweist auf das Original.
- Auch Gutschriften und Korrekturen im B2B werden zur E-Rechnung.
Die Abgrenzung kann im Einzelfall knifflig sein. Dieser Ratgeber ist kein Ersatz für Steuerberatung.