Was eine Proforma-Rechnung ist
Eine Proforma-Rechnung sieht aus wie eine Rechnung, ist aber keine. Sie listet Waren oder Leistungen mit Preisen auf, ohne dass daraus eine Zahlungsforderung im umsatzsteuerlichen Sinn entsteht. „Pro forma“ heißt wörtlich „der Form halber“. Das Dokument dient also der Information, nicht der Abrechnung.
Weil keine Leistung abgerechnet wird, ist eine Proforma-Rechnung keine Rechnung im Sinne des § 14 UStG. Ihr Kunde kann daraus keine Vorsteuer ziehen, und Sie verbuchen sie nicht als Umsatz.
Inhaltlich ähnelt sie trotzdem stark einer echten Rechnung. Üblich sind Absender und Empfänger, ein Datum, die einzelnen Positionen mit Menge und Preis, Lieferbedingungen und ein Gesamtbetrag. Ein festes gesetzliches Muster gibt es nicht. Entscheidend ist, dass jeder Leser auf den ersten Blick erkennt: Das hier ist eine Vorabinformation, die echte Abrechnung folgt später oder entfällt ganz, weil gar nichts verkauft wird.
Wofür man sie braucht
- Zoll und Versand ins Nicht-EU-Ausland: Bei kostenlosen Sendungen, etwa Mustern, Ersatzteilen im Rahmen der Gewährleistung oder Leihgeräten, gibt es keine echte Rechnung. Der Zoll braucht trotzdem einen Warenwert. Den liefert die Proforma-Rechnung.
- Vorkasse: Ein neuer Kunde soll vor der Lieferung zahlen. Die Proforma zeigt ihm genau, was er bekommt und welchen Betrag er überweisen soll.
- Verbindliches Preisangebot im Außenhandel: Importeure brauchen oft eine Proforma, um eine Einfuhrgenehmigung, ein Akkreditiv oder eine Finanzierung bei ihrer Bank zu beantragen.
- Interne Freigaben: Manche Kunden benötigen den genauen Betrag vorab, um eine Bestellung im eigenen Haus genehmigen zu lassen.
Proforma, Angebot und Rechnung im Vergleich
| Angebot | Proforma-Rechnung | Rechnung | |
|---|---|---|---|
| Zeitpunkt | Vor dem Auftrag | Nach Einigung, vor Lieferung oder ohne Verkauf | Nach oder mit der Leistung |
| Zweck | Preis vorschlagen | Informieren, Vorkasse, Zoll | Leistung abrechnen |
| Zahlungspflicht | Nein | Nein, allenfalls Aufforderung zur Vorkasse | Ja |
| Vorsteuerabzug | Nein | Nein | Ja, bei vollständigen Angaben |
| Rechnungsnummer aus Ihrem Kreis | Nein | Nein, eigene Kennung empfohlen | Ja |
| E-Rechnungspflicht im B2B | Nein | Nein | Ja, mit Übergangsfristen |
Geht nach einer Proforma die Vorkasse ein, schreiben Sie spätestens mit der Lieferung eine echte Rechnung. Dort steht dann die Anzahlung als bereits bezahlt, und der offene Betrag ist null.
Warum sie keine E-Rechnung sein muss
Die Pflicht zur E-Rechnung knüpft an Rechnungen über Leistungen zwischen Unternehmen an. Eine Proforma rechnet nichts ab und fällt deshalb nicht darunter. Sie dürfen sie weiter als PDF, per Brief oder als Ausdruck für die Zollpapiere verschicken. Für den Export ist das ohnehin üblich, denn ausländische Zollbehörden verlangen meist ein lesbares Dokument, oft unterschrieben.
Kommt es danach zum Geschäft mit einem deutschen Firmenkunden, gelten für die eigentliche Rechnung die normalen Regeln zur E-Rechnungspflicht.
Worauf Sie achten sollten
- Deutlich kennzeichnen: Schreiben Sie „Proforma-Rechnung“ gut sichtbar in die Überschrift. Sonst könnte das Dokument als echte Rechnung gelten.
- Vorsicht beim Steuerausweis: Wer auf einem Dokument Umsatzsteuer ausweist, das wie eine Rechnung wirkt, riskiert nach § 14c UStG, diese Steuer schuldig zu werden. Eine eindeutige Kennzeichnung als Proforma beugt dem vor.
- Keine Nummer aus dem Rechnungskreis: Verwenden Sie ein eigenes Kürzel, zum Beispiel
PF-2026-004, damit in Ihrem Rechnungsnummernkreis keine Verwirrung entsteht. - Zollangaben vollständig: Für den Export gehören oft Warentarifnummer, Ursprungsland, Gewicht und der Hinweis „Kein Verkauf“ oder „Muster ohne Handelswert“ dazu. Die genauen Anforderungen nennt Ihr Spediteur oder die zuständige IHK.
- Aufbewahren: Auch eine Proforma kann ein Geschäftsbrief sein. Heben Sie sie zusammen mit der späteren Rechnung auf.
Was eRechnify erstellt
Das Studio auf dieser Seite erstellt ausschließlich echte Rechnungen mit dem Dokumenttyp 380, also keine Proforma. Eine Proforma-Rechnung schreiben Sie am besten mit Ihrer Textverarbeitung oder Ihrem Warenwirtschaftsprogramm. Sobald die Ware rausgeht oder die Leistung erbracht ist, erstellen Sie hier die richtige E-Rechnung. Positionen aus Ihrer Proforma-Tabelle übernehmen Sie dabei per Kopieren und Einfügen, mehrere Excel-Zeilen auf einmal. Eine erhaltene Vorkasse tragen Sie unter „Bereits bezahlt“ ein, ein vereinbarter Nachlass kommt als Rabatt in Prozent dazu.
Zoll- und Außenhandelsregeln unterscheiden sich je nach Zielland. Dieser Ratgeber ist kein Ersatz für Steuerberatung oder Zollberatung.